Ordinare l'abbigliamento per l'educazione fisica e le attività sportive scolastiche non è mai così semplice come dovrebbe essere. C'è la fattura che torna indietro con degli errori per l'amministratore, lo stemma che sembra leggermente storto sulla bozza, il collega che annuisce alla scadenza di giugno e poi ti manda un'e-mail ad agosto. Questa guida tratta proprio quegli aspetti che nessuno spiega finché non diventano un tuo problema.
Ordina prima di quanto pensi
Per la consegna a settembre, effettua l'ordine entro la seconda settimana di luglio. Il kit personalizzato per la sublimazione viene realizzato su ordinazione: non disponiamo di magazzino né di scorte di riserva. Gli ordini effettuati a giugno vengono consegnati senza problemi. Ad agosto, invece, non resta che sperare per il meglio.
Verifica innanzitutto le tue regole in materia di appalti
La maggior parte delle difficoltà deriva dal fatto di non sapere quali siano i requisiti della politica prima di iniziare. Verifica:
- Se un preventivo fornito direttamente dal fornitore soddisfa i requisiti di conformità relativi ai tre preventivi o se è necessario un modulo di confronto separato
- A quale codice di bilancio fa capo il kit e se è necessaria una seconda approvazione
- Se la consegna avvenga tramite l'ufficio centrale o direttamente a PE
Fai in modo che la fattura sia corretta fin da subito
Comunicate ai fornitori quali dati devono figurare nella fattura prima che vi presentino il preventivo, non dopo. Una fattura valida deve generalmente contenere: il numero di registrazione della società del fornitore, il numero di partita IVA, la denominazione legale completa della vostra scuola, una descrizione dettagliata delle voci e la data di consegna. Su My Club, ogni fattura include di serie tutte queste informazioni; se avete bisogno di un riferimento all’ordine di acquisto o di una denominazione specifica, comunicatelo in anticipo al vostro account manager.
Sistemare lo stemma della scuola prima dell'inizio della produzione
Il picco di traffico è la causa più comune dei ritardi dell’ultimo minuto. Ecco tre consigli utili:
- Invia un file vettoriale (AI, EPS o SVG): un’immagine JPG scaricata dal sito web della scuola produce un risultato sgranato
- Confronta la bozza con l'originale: spessore dei caratteri, spaziatura, esatte sfumature di colore
- Confermare le dimensioni e la posizione in fase di briefing, non in fase di bozza: "sul lato sinistro del petto, largo 7 cm" è meglio di "più o meno dove andrebbe un distintivo"
My Club realizza gratuitamente lo stemma della tua scuola e ti invia una bozza prima di procedere alla produzione.
Concordare regole uniformi prima di informare il fornitore
Prima di contattare qualsiasi fornitore, assicurati di ottenere l'approvazione da parte di SLT su questi documenti:
- È consentito indossare indumenti intimi termici? E in quali colori?
- Esiste un colore prestabilito per le scarpe da ginnastica da indossare durante le partite?
- Gli studenti possono indossare i propri pantaloncini o devono essere quelli forniti dalla scuola?
- I nomi sul retro o solo i numeri?
Pianificare i riordini sin dall'inizio
Kit scompare ogni luglio. I migliori fornitori rendono il rifornimento un’operazione semplicissima: cerca le specifiche del kit salvate nel portale clienti, lotti di produzione uniformi in tutte le stagioni e nessun minimo d’ordine punitivo per i piccoli riordini. My Club memorizza le tue specifiche complete nel tuo portale clienti, così i riordini richiedono pochi minuti, non settimane.
Cosa chiedere a qualsiasi fornitore
- Il prezzo è tutto compreso – design, nomi, numeri, stemma – oppure nella fattura finale saranno presenti dei costi aggiuntivi?
- Possono fornirvi un preventivo nel formato richiesto dalla vostra segreteria amministrativa?
- C'è un account manager fisso, o ogni volta è una persona diversa?
Su My Club, ogni scuola ha a disposizione un account manager dedicato per tutta la durata dell'account.
Sei pronto a ordinare? Se dovete effettuare l'ordine delle divise da educazione fisica per la vostra scuola in vista di settembre, è ora di iniziare.
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