Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Vereinssekretäre und Mannschaftsleiter, die zum ersten Mal maßgeschneiderte Trikots bestellen – mit konkreten Zeitplänen, damit Sie vom Saisonstart aus rückwärts planen können.
Jedes Jahr im August erhalten wir Anrufe von Vereinen, die ihre Trikots sechs Wochen zu spät bestellt haben – und nun vor der Situation stehen, die Saison in den veralteten Trikots des Vorjahres beginnen zu müssen oder mit drei Neuzugängen, die schlichte Trainingsshirts tragen. Das liegt so gut wie nie daran, dass der Lieferant zu langsam war. Es liegt daran, dass niemand dem ehrenamtlichen Besteller erklärt hat, wie der Ablauf tatsächlich funktioniert oder wie lange die einzelnen Schritte wirklich dauern.
Hier ist also der gesamte Ablauf Schritt für Schritt – genau das, was passiert, wenn Sie bei My Club Group bestellen, wie lange jeder Schritt dauert und wo es bei Erstbestellungen am häufigsten zu Problemen kommt. Am Ende können Sie sich dann einen Termin im Kalender vormerken, bis wann Ihre Bestellung eingegangen sein muss.
Die Zeitleiste auf einen Blick
Hier ist der gesamte Ablauf, chronologisch von vorne beginnend. Wenn Ihre Saison Anfang September beginnt, rechnen Sie rückwärts: Ihre Anfrage sollte bis zum Anfang Juli spätestens.
| Bühne | Typische Dauer | Was du gerade tust |
| 1. Anfrage & Angebot | 1–2 Werktage | Auftragsspezifikation senden, Preisangebot erhalten |
| 2. Gestaltung und Korrekturlesen | 1–2 Wochen | Korrekturlesen von Druckfahnen, Abgleich der Farben und Überprüfung der Sponsoren |
| 3. Größen und Reihenfolge der Spieler | 1–2 Wochen | Größen erfassen, Größenprüfung durchführen |
| 4. Produktion | 3–4 Wochen | Sublimationsdruck und Konfektionierung von Bekleidung |
| 5. Qualitätskontrolle und Lieferung | 1 Woche | Qualitätskontrolle, Versand, Verteilung |
1. Die erste Anfrage und das Angebot
Die meisten Aufträge beginnen mit einer kurzen Beschreibung: Ihre Sportart, die ungefähre Anzahl der Spieler sowie etwaige Designvorstellungen oder bereits vorhandene Farben, die Sie beibehalten möchten. Das ist wirklich alles, was wir brauchen – Man braucht weder Entwürfe noch endgültige Zahlen noch einen Ausschussbeschluss, um einen Preis zu erhalten.
Auf der Grundlage dieser Vorgaben erstellen wir Ihnen innerhalb von 1–2 Werktage. Zum jetzigen Zeitpunkt steht noch nichts fest – es reicht völlig aus, wenn Sie Ihrem Ausschuss einen realistischen Preis und einen realistischen Zeitplan vorlegen.
2. Gestaltung und Korrekturlesen
In dieser Phase legen wir das Design Ihres Trikots fest, einschließlich Ihres Wappens, der Sponsorenlogos, der Farben sowie aller Namen, Nummern und Initialen. Bevor die Produktion überhaupt beginnt, erhalten Sie eine digitaler Proof - ein Modell, das genau zeigt, wie das Set aussehen wird. Korrekturabzüge durchlaufen in der Regel ein oder zwei Überarbeitungsrunden.
Drei Punkte, die Sie bei jedem Korrekturabzug überprüfen sollten, bevor Sie ihn freigeben:
- Farben im Vergleich zu den offiziellen Pantone-Referenzwerten Ihres Vereins – Bildschirmfarben täuschen, Pantone-Nummern hingegen nicht.
- Platzierung und Größe des Sponsorenlogos – holen Sie auch die schriftliche Zustimmung des Sponsors ein, nicht nur die des Ausschusses.
- Jedes Detail der Personalisierung: Initialen, Rückennummern, Kapitänsbinde – einfach alles.
“Der Fehler, den wir am häufigsten beobachten, ist, dass ein Verein einen Korrekturabzug auf dem Handybildschirm in einem Gruppenchat freigibt. Nehmt euch Zeit, schaut ihn euch genau an und lasst ihn von zwei Personen überprüfen – ein zweites Paar Augen, das den Korrekturabzug überprüft, kostet nichts und verhindert, dass ihr ein falsch gedrucktes Trikot-Set erhaltet.”
- Lucas, unser Betriebsleiter
3. Ermittlung der Größen und der Reihenfolge der Spieler
Sobald der Entwurf freigegeben ist, richtet sich die Aufmerksamkeit auf die Dimensionierung – und genau in dieser Phase sollte man einen Gang zurückschalten. Fehler bei der Größenauswahl sind eine der Hauptursachen für Nachbestellungen und Reklamationen, und fast alle davon lassen sich in dieser Phase vermeiden.
Für Team-Bestellungen gibt es zwei Möglichkeiten: eine Größentabelle, die der Vereinsmanager ausfüllt, oder – was zunehmend zur Standardvorgehensweise wird – eine Bestellsystem des Club-Shops Dabei meldet sich jeder Spieler einzeln an und wählt seine eigene Größe und individuelle Ausstattung aus. Durch den Club-Shop entfällt der Manager als „Single Point of Failure“ … Niemand muss mehr raten, ob dein linker Außenverteidiger Größe M trägt.
Egal, für welche Route du dich entscheidest, vor der Übermittlung der endgültigen Zahlen eine ordnungsgemäße Größenprüfung einbauen - idealerweise mit einer bei einer Trainingseinheit festgelegten Stichprobengröße. Unsere Größentabelle beschreibt, wie die einzelnen Kleidungsstücke sitzen.
4. Produktion
Unsere maßgeschneiderte Teamkleidung wird hergestellt unter Verwendung von Farbsublimationsdruck, wo das Design übertragen wird in direkt auf den Stoff und nicht darauf. Das bedeutet, dass die Farben beim Waschen weder reißen, verblassen noch abblättern. Außerdem gibt es keine Einschränkungen hinsichtlich der Komplexität des Designs – im Gegensatz zum Siebdruck, der sich besser für einfache Aufträge mit wenigen Farben eignet.
Die Fertigung eines vollständig maßgefertigten Auftrags dauert in der Regel 3 bis 4 Wochen bis zur endgültigen Freigabe. Diese Phase und die nächste lassen sich nicht verkürzen – deshalb ist alles, was davor kommt, so wichtig.
5. Qualitätsprüfung und Lieferung
Vor dem Versand durchläuft jede Bestellung eine Qualitätsprüfung: Nähte, Größenübereinstimmung mit der von Ihnen eingereichten Tabelle und Druckqualität. Die Lieferung erfolgt entweder an eine einzige Vereinsadresse, von wo aus der Vereinsleiter die Ware verteilt, oder – bei Bestellungen über den Club-Shop – pro Spieler aufgeteilt und verpackt, was Ihrem Kit-Manager einen Abend voller Sortierarbeit erspart.
6. Nachbestellungen und Aufstockungen
Sobald Ihr Design und die Größenangaben in unserer Datenbank gespeichert sind, geht die Nachbestellung schnell vonstatten. Ob es sich um ein Trikot für einen Neuzugang im Januar oder um einen Ersatz für ein verlorenes Trikot handelt – der gesamte Prozess muss nicht von vorne beginnen, da Ihre Designvorlage und die Farbspezifikationen bereits gespeichert sind. Ein einmaliger Ersatz dauert in der Regel weniger lang als eine komplette Produktionsserie, da alle Druckvorlagen bereits bereitstehen.
Erkundigen Sie sich vor Ihrer ersten Bestellung nach Nachbestellungen. Das ist die Frage, die sich Sekretärinnen in ihrem ersten Jahr nie stellen – und die sie sich im Februar am meisten wünschen würden, sie hätten sie gestellt.
Bei „My Club“ kann jeder Verein ein Kundenportal und Kostenloser Online-Club-Shop - Das heißt, Nachbestellungen laufen reibungslos ab.
Unser ehrlicher Rat: Die Vereine, die es richtig machen
Nachdem ich diesen Vorgang mit 11,000+ Vereine, wir sagen es ganz offen: Die reibungslosesten Bestellungen sind nie die schnellsten. Die Vereine, die gute Erfahrungen machen, sind diejenigen, die Korrekturlesen und Größenanpassung ernst nehmen, anstatt sich mit der Bestellung zu beeilen. Ein paar zusätzliche Tage, die man damit verbringt, einen Korrekturabzug zu prüfen oder ein Musterset anzuprobieren, ersparen später wochenlange Frustration – und die Kosten für eine Neuauflage.
Und falls das Budget für die Ausrüstung der Grund ist, warum Sie Ihre Bestellung noch nicht aufgegeben haben, lässt sich auch das lösen: unser Kit Funder-Plattform vermittelt Vereinen lokale Unternehmenssponsoren, sodass die Trikots bereits vor der Bestellung teilweise finanziert werden können.
Sind Sie bereit für den Start?
Wenn Ihre Saison im September beginnt, läuft die Uhr bereits. Angebot anfordern mit Ihrer Sportart, den Spielernummern und den Farben – Sie erhalten einen Preis innerhalb von ein paar Arbeitstage und einen klaren Zeitplan, von dem aus man rückwärts planen kann.
