Die Bestellung von Sportbekleidung und Schul-Sportausrüstung ist nie so einfach, wie sie eigentlich sein sollte. Da ist die Rechnung, die mit Fehlern beim Schulverwalter landet, das Wappen, das auf dem Korrekturabzug irgendwie nicht ganz richtig aussieht, oder der Kollege, der der Frist im Juni zustimmt und sich dann erst im August per E-Mail bei einem meldet. Dieser Leitfaden behandelt all die Dinge, die niemand sonst erklärt – bis sie zu Ihrem Problem werden.
Bestellen Sie früher, als Sie denken
Für eine Lieferung im September sollten Sie Ihre Bestellung bis zur zweiten Juliwoche aufgeben. Das maßgeschneiderte Sublimations-Set wird auf Bestellung gefertigt – es gibt kein Lager und keinen Pufferbestand. Eine Bestellung im Juni kommt noch problemlos an. Im August muss man auf das Beste hoffen.
Prüfen Sie zunächst Ihre Beschaffungsvorschriften
Die meisten Probleme entstehen dadurch, dass man vor Beginn nicht weiß, was die Richtlinie vorschreibt. Vergewissern Sie sich:
- Ob ein direktes Angebot eines Lieferanten die Anforderungen an drei Angebote erfüllt oder ein separates Vergleichsformular erforderlich ist
- Unter welchem Haushaltsposten das Kit verbucht wird und ob eine zweite Genehmigung erforderlich ist
- Ob die Lieferung über die Hauptgeschäftsstelle oder direkt an PE erfolgt
Stellen Sie die Rechnung gleich beim ersten Mal richtig aus
Teilen Sie den Lieferanten bereits vor der Angebotserstellung mit, welche Angaben Ihre Rechnung enthalten muss – nicht erst danach. Eine gültige Rechnung muss in der Regel folgende Angaben enthalten: die Handelsregisternummer des Lieferanten, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, den vollständigen offiziellen Namen Ihrer Schule, eine detaillierte Beschreibung der Artikel sowie ein Lieferdatum. Bei My Club enthält jede Rechnung standardmäßig all diese Angaben; sollten Sie eine Bestellnummer oder eine bestimmte Bezeichnung benötigen, teilen Sie dies bitte Ihrem Kundenbetreuer im Voraus mit.
Das Schulwappen vor Produktionsbeginn sortieren
Die Welle ist der häufigste Grund für Verzögerungen in letzter Minute. Drei Dinge, die dabei helfen:
- Senden Sie eine Vektordatei (AI, EPS oder SVG) – ein JPG von der Website der Schule führt zu einem verpixelten Ergebnis.
- Vergleichen Sie den Korrekturabzug mit dem Original: Schriftstärke, Zeichenabstände, genaue Farbtöne
- Größe und Platzierung bereits in der Konzeptphase festlegen, nicht erst in der Korrekturphase – "links auf der Brust, 7 cm breit" ist besser als "ungefähr dort, wo ein Abzeichen sitzen würde"
„My Club“ gestaltet Ihr Schulwappen kostenlos und schickt Ihnen einen Korrekturabzug, bevor die Produktion beginnt.
Vereinbaren Sie einheitliche Regeln, bevor Sie den Lieferanten einweisen
Holen Sie sich die Genehmigung der SLT für diese Punkte ein, bevor Sie sich an einen Lieferanten wenden:
- Sind Unterhemden erlaubt, und in welchen Farben?
- Gibt es eine vorgeschriebene Farbe für die Trainingsanzüge bei den Spielen?
- Dürfen die Schüler ihre eigenen Shorts tragen, oder müssen es die von der Schule ausgegebenen sein?
- Namen auf der Rückseite oder nur Nummern?
Nachbestellungen von Anfang an einplanen
Kit verschwindet jedes Jahr im Juli. Die besten Lieferanten machen das Nachbestellen zum Kinderspiel – achten Sie auf gespeicherte Kit-Spezifikationen im Kundenportal, saisonübergreifend einheitliche Produktionschargen und keine strengen Mindestbestellmengen bei kleinen Nachbestellungen. My Club speichert Ihre vollständigen Spezifikationen in Ihrem Kundenportal, sodass Nachbestellungen nur wenige Minuten statt Wochen dauern.
Was Sie jeden Lieferanten fragen sollten
- Sind im Preis alle Leistungen enthalten – Design, Namen, Nummern, Wappen – oder werden Extras auf der Endabrechnung ausgewiesen?
- Können sie ein Angebot in dem Format erstellen, das Ihr Finanzreferat verlangt?
- Gibt es einen festen Kundenbetreuer oder ist es jedes Mal jemand anderes?
Bei My Club wird jeder Schule für die gesamte Laufzeit des Kontos ein persönlicher Kundenbetreuer zugewiesen.
Sind Sie bereit zu bestellen? Wenn Sie die Bestellung für die Sportbekleidung Ihrer Schule für September aufgeben möchten, sollten Sie jetzt damit beginnen.
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