Una guía paso a paso para secretarios de clubes y responsables de equipos que vayan a encargar equipaciones personalizadas por primera vez, con plazos reales para que puedas planificar tu calendario a partir de la fecha de inicio de la temporada.
Cada agosto recibimos llamadas de clubes que han pedido la equipación con seis semanas de retraso y que ahora se ven obligados a empezar la temporada con las camisetas del año pasado, ya pasadas de moda, o con tres nuevos fichajes que llevan camisetas de entrenamiento sin distintivos. Casi nunca se debe a que el proveedor haya tardado. Se debe a que nadie le explicó al voluntario encargado de hacer el pedido cómo funciona realmente el proceso, ni cuánto tiempo lleva realmente cada fase.
Así que aquí tienes todo el proceso, paso a paso: exactamente lo que ocurre cuando haces un pedido con My Club Group, cuánto tiempo lleva cada paso y en qué puntos suelen surgir problemas con los primeros pedidos. Al final, podrás anotar en tu agenda la fecha en la que tienes que hacer el pedido.
Resumen cronológico
Aquí tienes el proceso completo, siguiendo el orden cronológico. Si tu temporada empieza a principios de septiembre, cuenta hacia atrás: tu solicitud debería llegar a nuestras manos antes del a principios de julio a más tardar.
| Escenario | Duración habitual | Lo que estás haciendo |
| 1. Consulta y presupuesto | 1-2 días laborables | Envío del pliego de condiciones, recepción de presupuestos |
| 2. Diseño y revisión | 1-2 semanas | Revisar las pruebas, confirmar los colores y los patrocinadores |
| 3. Tallas y orden de los jugadores | 1-2 semanas | Recopilar tallas y realizar una comprobación de tallas |
| 4. Producción | 3-4 semanas | Impresión por sublimación y confección de prendas |
| 5. Control de calidad y entrega | 1 semana | Control de calidad, envío y distribución |
1. La consulta inicial y el presupuesto
La mayoría de los pedidos empiezan con una breve descripción: el deporte, el número aproximado de jugadores y cualquier idea de diseño o colores ya existentes que quieras mantener. Eso es realmente todo lo que necesitamos: No hace falta tener bocetos, cifras definitivas ni una decisión del comité para obtener un presupuesto.
A partir de ese resumen, te daremos un presupuesto aproximado en un plazo de 1-2 días laborables. En esta fase aún no hay nada definitivo; basta con que presentes a tu comité un presupuesto y un calendario realistas.
2. Diseño y revisión
En esta fase, fijamos el diseño de tu equipación, incluyendo el escudo, los logotipos de los patrocinadores, los colores y cualquier nombre, número o iniciales. Antes de que se inicie la producción, recibirás un prueba digital - una maqueta que muestra exactamente cómo quedará el kit. Las pruebas suelen pasar por una o dos rondas de revisiones.
Tres cosas que debes comprobar en cada prueba antes de dar el visto bueno:
- Los colores frente a las referencias Pantone oficiales de tu club: los colores de la pantalla engañan, los números Pantone no.
- Ubicación y tamaño del logotipo del patrocinador: obtén también la autorización por escrito del patrocinador, no solo del comité.
- Todos los detalles de personalización: iniciales, números de camiseta, brazalete de capitán, todo.
“El error que vemos con más frecuencia es que un club apruebe una prueba en la pantalla de un móvil, en un chat grupal. Tómate tu tiempo, míralo bien y pide a dos personas que lo revisen: una segunda opinión sobre la prueba no cuesta nada y evita que recibas un kit mal impreso”.”
- Lucas, nuestro director de operaciones
3. Recopilación de tallas y orden de los jugadores
Una vez aprobado el diseño, hay que centrarse en el dimensionamiento, y esta es la fase en la que hay que tomarse las cosas con calma. Los errores en las tallas son una de las principales causas de repetición de pedidos y reclamaciones., y casi todos ellos se pueden evitar en esta fase.
En cuanto a los pedidos para equipos, hay dos opciones: una tabla de tallas que rellena el responsable del club o —cada vez más habitual— un Sistema de pedidos de la tienda del club donde cada jugador inicia sesión de forma individual y selecciona su propia talla y personalización. La opción de la tienda del club elimina al entrenador como único punto de fallo... Ya nadie tiene que adivinar si tu lateral izquierdo es de talla mediana.
Sea cual sea la ruta que elijas, Incluir una comprobación adecuada del tamaño antes de enviar las cifras definitivas - a ser posible, con un tamaño de muestra fijado en una sesión de entrenamiento. Nuestro Guía de tallas explica cómo queda cada prenda.
4. Producción
Nuestra ropa deportiva personalizada se fabrica utilizando impresión por sublimación, donde se transfiere el diseño en sobre el tejido, en lugar de sobre su superficie. Eso significa que los colores no se agrietarán, no se desvanecerán ni se pelarán con los lavados. Tampoco hay ningún límite en cuanto a la complejidad del diseño, a diferencia de la serigrafía, que se adapta mejor a trabajos sencillos con pocos colores.
La fabricación de un pedido totalmente personalizado suele tardar De 3 a 4 semanas hasta la aprobación definitiva. Esta fase y la siguiente son procesos que no se pueden acelerar, y por eso es tan importante todo lo que viene antes.
5. Control de calidad y entrega
Antes de su envío, cada pedido se somete a un control de calidad: costuras, precisión en las tallas según la tabla que hayas facilitado y calidad de impresión. La entrega se realiza bien en una única dirección del club para que el responsable se encargue de distribuirla, o bien —en el caso de los pedidos de la tienda del club— dividido y empaquetado por jugador, lo que le ahorra a tu responsable de material una tarde de trabajo clasificando.
6. Reposiciones y recargas
Una vez que tu diseño y las tallas están registrados, volver a hacer un pedido es muy rápido. Ya sea una camiseta para un fichaje de enero o una sustitución por una camiseta perdida, no es necesario volver a empezar todo el proceso desde cero, ya que tu plantilla de diseño y las especificaciones de color ya están guardadas. Una sustitución puntual suele llevar menos tiempo que una tirada completa, ya que todo el material gráfico está listo para su uso.
Infórmate sobre cómo realizar pedidos posteriores antes de hacer tu primer pedido. Es la pregunta que a las secretarias novatas nunca se les ocurre hacer, y la que más desearían haberse planteado cuando llega febrero.
En My Club, cada club puede crear un Portal del cliente y Tienda del club gratuita en línea - lo que significa que los cambios de orden se realizan sin problemas.
Nuestro consejo sincero: los clubes que lo hacen bien
Tras haber ejecutado este proceso con 11,000+ Clubes, vamos a ser claros: Los pedidos que se tramitan sin problemas nunca son los más rápidos. Los clubes que cuentan con una gran experiencia son aquellos que se toman en serio las pruebas y las tallas, en lugar de precipitarse a hacer el pedido. Dedicar unos días más a revisar una prueba o a probarse un conjunto de muestra ahorra semanas de frustración —y el coste de una nueva tirada— más adelante.
Y si lo que te frena a la hora de hacer tu pedido es el presupuesto para el equipamiento, eso también tiene solución: nuestro Plataforma Kit Funder pone en contacto a los clubes con empresas patrocinadoras locales, de modo que la equipación pueda financiarse en parte incluso antes de realizar el pedido.
¿Listo para empezar?
Si tu temporada empieza en septiembre, el reloj ya está en marcha. Solicitar un presupuesto con tu deporte, los números de los jugadores y los colores; te daremos un presupuesto en un un par de días laborables y un calendario claro a partir del cual ir trabajando hacia atrás.
