Commander des tenues de sport et d'éducation physique n'est jamais aussi simple qu'il le faudrait. Que ce soit la facture qui revient avec une erreur pour le responsable des finances, l'écusson qui semble légèrement décalé sur l'épreuve, ou encore le collègue qui acquiesce à la date limite de juin et vous envoie un e-mail en août. Ce guide aborde tous ces détails que personne ne vous explique avant qu'ils ne deviennent votre problème.
Commandez plus tôt que vous ne le pensez
Pour une livraison en septembre, passez votre commande avant la deuxième semaine de juillet. Les kits de sublimation personnalisés sont fabriqués sur commande : nous n'avons ni entrepôt ni stock de sécurité. Une commande passée en juin vous sera livrée sans problème. En août, il ne reste plus qu'à croiser les doigts.
Vérifiez d'abord vos règles d'approvisionnement
La plupart des difficultés proviennent du fait de ne pas connaître les exigences de la politique avant de commencer. Vérifiez bien :
- Un devis émis directement par un fournisseur satisfait-il à l'obligation de comparer trois devis ou faut-il remplir un formulaire de comparaison distinct ?
- Sous quel code budgétaire ce kit est-il classé et nécessite-t-il une deuxième validation ?
- Que la livraison passe par le siège social ou soit effectuée directement à PE
Rédigez une facture correcte dès le départ
Précisez aux fournisseurs les éléments que votre facture doit comporter avant qu’ils ne vous soumettent leur devis, et non après. Une facture valide doit généralement comporter : le numéro d’immatriculation de la société du fournisseur, son numéro de TVA, la dénomination légale complète de votre établissement, une description détaillée des articles et une date de livraison. Chez My Club, toutes les factures comportent d'office ces éléments ; si vous avez besoin d'une référence de bon de commande ou d'une désignation spécifique, prévenez votre chargé de compte dès le départ.
Trier les écussons de l'école avant le début de la production
La crête est la cause la plus fréquente des retards de dernière minute. Voici trois conseils utiles :
- Envoyez un fichier vectoriel (AI, EPS ou SVG) : un fichier JPG provenant du site web de l'école donne un résultat pixélisé.
- Vérifiez l'épreuve par rapport à l'original : épaisseur des caractères, espacement, nuances de couleurs exactes
- Vérifiez la taille et l'emplacement lors de la phase de briefing, et non lors de la phase d'épreuve : " à gauche de la poitrine, 7 cm de large " est préférable à " à peu près là où se trouverait un insigne "."
My Club réalise gratuitement le logo de votre établissement et vous envoie une épreuve avant de lancer la production.
Convenir de règles uniformes avant d'informer le fournisseur
Obtenez l'accord de la direction avant de contacter un fournisseur :
- Les sous-vêtements techniques sont-ils autorisés, et dans quelles couleurs ?
- Y a-t-il une couleur imposée pour les tenues d'entraînement lors des rencontres ?
- Les élèves peuvent-ils porter leurs propres shorts ou doivent-ils porter ceux fournis par l'établissement ?
- Les noms au dos, ou seulement les numéros ?
Prévoir les réapprovisionnements dès le départ
Kit disparaît chaque année en juillet. Les meilleurs fournisseurs facilitent grandement le réapprovisionnement : privilégiez un portail client où vous pouvez enregistrer les spécifications de vos kits, des lots de production homogènes d'une saison à l'autre et l'absence de minimums de commande contraignants pour les petites commandes. My Club enregistre l'intégralité de vos spécifications dans votre portail client, ce qui permet de passer une nouvelle commande en quelques minutes, et non en plusieurs semaines.
Les questions à poser à tout fournisseur
- Le prix comprend-il tout (design, noms, numéros, écusson) ou des suppléments seront-ils facturés sur la facture finale ?
- Peuvent-ils vous fournir un devis dans le format exigé par votre service comptable ?
- Y a-t-il un chargé de compte attitré, ou est-ce une personne différente à chaque fois ?
Chez My Club, chaque établissement dispose d'un chargé de compte attitré pour toute la durée de validité du compte.
Prêt à passer commande ? Si vous devez passer la commande des tenues de sport de votre établissement pour septembre, c'est le moment de vous y mettre.
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