Hacer un pedido de equipación deportiva para Educación Física y para el colegio nunca es tan sencillo como debería ser. Ya sea la factura que le llega al tesorero con un error, el escudo que parece un poco desajustado en la prueba de imprenta o el compañero que asiente con la cabeza cuando se habla de la fecha límite de junio y luego te envía un correo en agosto. Esta guía aborda esos detalles que nadie más te explica hasta que se convierten en tu problema.
Haz el pedido antes de lo que crees
Para recibir el pedido en septiembre, hazlo antes de la segunda semana de julio. El kit de sublimación personalizado se fabrica bajo pedido: no hay almacén ni existencias de reserva. Si lo pides en junio, lo recibirás sin problemas. Si lo pides en agosto, habrá que cruzar los dedos.
Comprueba primero tus normas de contratación pública
La mayor parte de los problemas surgen por no saber qué exige la política antes de empezar. Comprueba lo siguiente:
- Si un presupuesto de un proveedor directo cumple con el requisito de presentar tres presupuestos o si es necesario un formulario de comparación independiente
- ¿Bajo qué código presupuestario se incluye el kit y si requiere una segunda aprobación?
- Si la entrega se realiza a través de la oficina central o directamente a PE
Haz la factura bien a la primera
Indica a los proveedores qué debe incluir tu factura antes de que te envíen el presupuesto, no después. Una factura válida suele incluir: el número de registro mercantil del proveedor, el número de IVA, la denominación social completa de tu centro educativo, una descripción detallada de los artículos y una fecha de entrega. En My Club, todas las facturas incluyen toda esta información de serie; si necesitas una referencia de orden de compra o una denominación específica, comunícaselo a tu gestor de cuentas desde el principio.
Ordenar el escudo del colegio antes de que comience la producción
El pico de tráfico es la causa más habitual de los retrasos de última hora. Tres cosas que pueden ayudar:
- Envía un archivo vectorial (AI, EPS o SVG); si envías un JPG de la página web del colegio, el resultado saldrá pixelado.
- Comprueba la prueba comparándola con el original: grosor de la tipografía, espaciado y tonos exactos de los colores.
- Confirma el tamaño y la ubicación en la fase de briefing, no en la de maquetación: "en el lado izquierdo del pecho, 7 cm de ancho" es mejor que "más o menos donde iría una insignia"."
My Club diseña el escudo de tu colegio de forma gratuita y te envía una prueba antes de que se inicie la producción.
Acordar unas normas uniformes antes de informar al proveedor
Consigue la aprobación de SLT para estos documentos antes de ponerte en contacto con cualquier proveedor:
- ¿Se permiten las camisetas interiores y, en caso afirmativo, en qué colores?
- ¿Hay algún color específico para las zapatillas de entrenamiento en los partidos?
- ¿Pueden los alumnos llevar sus propios pantalones cortos o tienen que ser los que les proporciona el colegio?
- ¿Los nombres en la espalda o solo los números?
Planifica las reposiciones desde el principio
Kit desaparece cada mes de julio. Los mejores proveedores facilitan al máximo la reposición: busca una ficha técnica guardada del kit en el portal del cliente, lotes de producción homogéneos entre temporadas y que no se impongan mínimos punitivos en los pequeños pedidos de reposición. My Club guarda todas tus especificaciones en tu portal del cliente, por lo que los pedidos de reposición se realizan en cuestión de minutos, no de semanas.
Qué preguntar a cualquier proveedor
- ¿El precio incluye todo —diseño, nombres, números, escudo— o aparecerán conceptos adicionales en la factura final?
- ¿Pueden facilitar un presupuesto en el formato que exige la secretaría de tesorería?
- ¿Hay un gestor de cuentas asignado, o es una persona diferente cada vez?
En My Club, cada colegio cuenta con un gestor de cuenta asignado durante toda la vigencia de la cuenta.
¿Listo para hacer tu pedido? Si vas a hacer el pedido de la equipación de educación física de tu colegio para septiembre, ahora es el momento de empezar.
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